En los procesos penales que se llevan a cabo en los juzgados del condado de Hennepin en Minnesota, el secretario de juzgado es responsable de manejar los expedientes de cada demandado que tiene comparecencia. Por lo general el expediente permanece en la oficina administrativa del juzgado (Clerk's office) y no se lleva a la sala de audiencia sino se dispone de las hojas azules (the blues), que son el sumario de lo que contiene el expediente. El reverso de las hojas azules viene impreso con codigos y abreviaciones que hace uso el secretario de juzgado para despues ingresar la informacion en el archivo electronico del demandado. El secretario toma nota de lo mas importante que acontece durante la diligencia judicial, pero no es responsable de documentar "verbatim" lo que dicen las partes involucradas durante la audiencia. Es mas bien el estenografo (court reporter) quien textualmente registra todo lo que se dice durante la audiencia, por esta razon las diligencias mas importantes se llevan adelante teniendo presente al estenografo.
Las hojas azules se imprimen el dia anterior a la audiencia, el personal judicial se encarga se ordenar las hojas azulas de acuerdo a las salas correspondientes (Violencia Domestica, Violacion de Transito, Delitos contra la Propiedad, Delitos de Estupefacientes, etc)y las pone a disposicion de los secretarios de juzgado quienes cuentan con las hojas azules el dia anterior. No todas las hojas azules forman parte del expediente, solo se conservan aquellas que son importantes durante la vida del proceso tales como: primera aparicion del demandado, diligencias preliminares, sentencia, etc.
Cuando un demandado va a ser sentenciado, el secretario de juzgado toma nota de las condiciones de la sentencia (multa,dias de encarcelamiento, dias acreditados en la carcel, condiciones de semilibertad, etc) y las hojas azules tienen que reflejar todo lo que ordena el juez. Si hay errores sea la fiscalia o el abogado defensor se encargaran de llamar a la oficina administrativa judicial y pedir la correccion correspondiente. Las situaciones graves son sin lugar a dudas las ordenes de encarcelamiento que recaen sobre los sentenciado y que son responsabilidad unica del secretario de juzgado. Puede ocurrir que el secretario escriba 55 dias de encarcelamiento cuando en realidad fueron 45 dias. Si esto ocurre y el sentenciado una vez en la carcel indica que hay un error, las noticas llegan de regreso al secretario que estuvo presente en la sala de audiencia y el personal de la penitenciaria pedira la correcion correspondiente a traves de una orden modificatoria de sentencia. Un error, que puede parecer trivial no resulta serlo.
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